DOOR MONIQUE DAMEN – Je kent het wel. De collega of werknemer die altijd zijn uren te laat inlevert. En jij maar overwerken. Je partner die zijn sleutels steeds laat slingeren. En jij er maar achteraan hollen. Straks staat hij nog voor een dichte deur! Je kind dat zijn speelgoed niet opruimt. Straks valt hij erover! ’t Gaat iedere keer nèt goed.
Herken je hier iets van? Zo ja, wil je dat zo houden? Of wil je er iets aan doen? In het laatste geval: plan een half uurtje pauze, zonder je af en lees dit artikel.
Wat gebeurt hier eigenlijk? Het zijn problemen die blijven bestaan doordat je ze iedere keer weer oplost. Voor een ander. Denk je. Maar is dat ook zo? Wie heeft er last van dit probleem? Is dat je collega? Je baas? Je partner? Waarschijnlijk niet. Je lost het toch iedere keer op? Dus is er geen probleem… behalve voor jou. Iedere keer opnieuw. En het gaat steeds meer irriteren.
Ik wil je een instrument aanreiken waar je je werkdag mee dit kunt veranderen: Vier letters die het onzichtbare zichtbaar maken. Ze helpen je om uit een patroon te stappen waarbij je problemen in stand houdt door ze steeds maar weer op te lossen.
Dit hulpmiddel komt uit het procesmanagement: het RACI-model. Dit model maakt zichtbaar waar verantwoordelijkheden liggen. De basis is eigenlijk vrij eenvoudig:
Eén persoon kan meerdere rollen hebben. De combinatie C, I komt regelmatig voor, maar R en A samen is ook goed mogelijk.
In projecten die niet lopen of wanneer taakverdeling onduidelijk is, blijkt vaak dat de A niet belegd is of zijn rol niet oppakt. Een valkuil is dan dat de R verantwoordelijkheden naar zich toe trekt die niet helemaal niet onder zijn bevoegdheid vallen! Die is dan ook de pineut als het misgaat. Of R werkt zich keer op keer het apezuur aan dingen die A laat liggen, terwijl A het niet oppakt omdat R dat iedere keer doet. Zo houden ze de situatie samen in stand.
Het mooie van dit model is, dat het in één oogopslag zichtbaar maakt hoe de vork in de steel zit. Zodra je de letters ‘geplakt’ hebt, weet je wat je wel en niet gaat doen, wie je kunt raadplegen en wie je wel en niet gaat informeren. Als je de letters niet kwijt kunt, weet je óf met een paar gerichte vragen waar je aan toe bent, óf het komt bovendrijven dat rollen niet duidelijk belegd zijn. Het zal niet de eerste keer zijn dat problemen daardoor voorkomen worden of een project in de wacht gaat.
Met het RACI-model in je achterhoofd kun je op een constructieve manier zorgen dat energie weer de goede kant uit gaat stromen. Het is natuurlijk ontworpen voor een werkomgeving, maar met dit in je achterhoofd, kun je jezelf in elke situatie een paar vragen stellen:
- Wat is het probleem?
- Van wie is dit probleem eigenlijk?
- Wat maakt dit probleem tot míjn probleem?
Steek je terecht zoveel energie in al die dingen waar je je eigenlijk niet mee bezig wilt houden? Zolang jij voor de omgeving blijft denken, hoeven ze het zelf niet te doen. Vergeet ook niet te reflecteren op jezelf. Welk belang heb je zelf eigenlijk bij het in stand houden van de situatie?
Probeer het eens een tijdje uit en zie wat er gebeurt.
Heb geduld, wees mild voor jezelf en zet kleine stapjes. Het zal in het begin wat moeite kosten, ook voor je omgeving is het immers even wennen als jij het anders gaat doen. Hou vol en ervaar dat de energie weer naar je terug komt. Zodat je weer echt met plezier naar je werk en naar huis gaat.
Deze blog is geschreven door Monique Damen van Komma Coaching. Als coach en trainer begeleidt ze groeiprocessen.
www.kommacoaching.nl
